MANAJEMEN ORGANISASI GEREJA

 

Pendahuluan

Di dalam organisasi gereja terdapat dua jenis pekerjaan yang seharusnya dipisahkan yakni manajemen dan pelayanan. Walaupun terpisah dalam implementasinya namun keduanya saling mempengaruhi. Apabila manajemen organisasi gereja kurang baik maka akan berdampak pada kurang baiknya  mutu pelayanan gereja. walaupun mutu pelayanan gereja bukan hanya bergantung pada manajemen masih ada  faktor-faktor yang lainnya seperti kualitas SDM pelayan dan tingkat partisipasi jemaat dalam pelayanan.

Suatu organisasi yang baik akan ditentukan oleh manajemen yang baik pula. Manajemen yang baik ditentukan oleh kepemimpinan (leadership), kepemimpinan yang efektif ditentukan efektifitas pemimpin dalam mengambil keputusan. Suatu keputusan akan dapat dijalankan atau diterima apabila ada hubungan (relasi) yang baik antara pemimpim dan jemaatnya. Ini berarti bahwa suatu organisasi yang baik akan sangat bergantung pada pola hubungan antara sesama anggota (jemaatnya). ini adalah tantangan dari gereja masa kini. 

Pola relasi antara jemaat saat ini mau tidak mau, suka tidak suka kita diperhadapkan dan mengalami perubahan dari pola relasi nyata (PRN) ke arah pola relasi virtual (PRV). Perkembangan teknologi memaksa orang harus masuk ke pola relasi virtual. Salah satu ciri PRV yang sangat merugikan adalah kurang berjalannya fungsi organisasi karena orang bisa mengabaikan informasi, tidak melakukan suatu perjanjian atau kesepakatan dengan mengabaikan atau tidak menanggapinya tanpa alasan.  Roda organisasi akan menjadi macet dan kalau hal ini dibiarkan maka akan mempengaruhi bahkan menurunkan mutu pelayanan gereja. Ibarat pohon yang disiram tapi kalau akarnya rusak, maka sulit untuk bertumbuh. Air dibaratkan sebagai pelayanan, dan akar diibaratkan sebagagai manajemen.

Manajemen

Dewasa ini, banyak gereja yang megah, besar, mempunyai ribuan jemaat, tetapi tidak memiliki sistem administrasi dan manajemen yang baik.  Akibatnya gereja itu tidak tertata, dan tidak dapat memaksimalkan  fungsi gereja itu secara maksimal.  Misalnya jemaat yang sakit tidak ada yang mengunjungi, penginjilan tidak berjalan dengan baik, gembala tidak mengenal jemaat karena tidak memiliki data jemaat yang jelas, dll. Itulah sebabnya begitu pentingnya gereja membuat suatu sistem yang jelas di dalam gereja supaya tidak kacau.

Setiap gereja baik kecil maupun besar harus mempunyai sistem administrasi dan manajemen yang jelas. Mengapa? karena kalau gereja mempunyai sistem yang mantap dan tersusun otomatis fungsi gereja sebagai tubuh Kristus akan berjalan dengan baik sesuai dengan arah kehendak Tuhan. Itulah sebabnya gereja harus mempunyai pemahaman yang benar tentang pengertian administrasi dan manajemen. Kebanyakan pendeta mempunyai pendidikan dan pengalaman manajemen yang kurang memadai sebelum memasuki kegiatan pelayanan dan mereka menghabiskan waktu melakukan fungsi pastoral karena dalam bidang itulah mereka terlatih. Selanjutnya, sedikit gereja yang dapat mengumpulkan sekelompok warga jemaat yang berpendidikan atau memiliki keterampilan menajemen. Dengan demikian, perencanaan, penetapan tujuan (sasaran), dan fungsi manajemen lainnya sebagaian besar justru diabaikan. Gereja merupakan sebuah organisasi sekaligus sebuah sistem yang menjalankan fungsinya secara dinamis, karena gereja merupakan suatu kehidupan bersama yang mempengaruhi lingkungannya dan sekaligus di pengaruhi oleh lingkungannya. Gereja sebagai sebuah sistem tentulah kinerjanya perlu diolah dan dimanajemenkan sebagaimana mestinya agar visi, misi, tujuan dan sasarannya dapat tercapai.

Menajemen yang di lakukan di gereja tidak jauh beda dari manejemen sekuler, gereja adalah sebuah organisasi sesuatu yang induk bertumbuh mengelola sesuatu yang berkembang, dinamis, organisasi ilahi adalah orang sebagai pengelolanya, organisasi gereja merupakan kehidupan bersama orang sekitarnya dan di pengaruhi lingkungan sekitarnya,

Tanpa manajemen yang baik dan transparan, sebuah gereja akan mengalami kesulitan dalam mengembangkan fungsi-fungsinya sebagai gereja. Tanpa manajemen yang baik, sebuah gereja hanya bergantung pada kemampuan dan karisma sang pemimpin. Ketika jumlah jemaat berkembang pesat, akan muncul berbagai permasalahan baru di dalamnya yang tidak akan sanggup ditangani oleh hanya sang pemimpin. Di sinilah fungsi manajemen dapat membantu dengan membuat sebuah sistem yang mampu menangani kompleksitas pelayanan.

Tidak dapat disangkal terdapat banyak Firman yang tertulis dalam Alkitab yang melandasi aspek-aspek dalam manajemen, seperti perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, penanganan konflik dll. Firman Allah menyatakan dengan jelas bahwa Allah menciptakan segala sesuatu dengan hikmat yang sempurna. Hal ini menunjukkan di dalamnya berlangsung manajemen Allah yang sempurna. Manajemen diperlukan dalam pekerjaan rohani sebab Tuhan menghendaki dan memerintahkan manusia mengerjakannya demi kepentingan manusia itu sendiri.

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu:

1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu.
2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.
3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership).
4. Pengevaluasian (evaluating) adalah proses pengawasan dan pengendalian performa perusahaan untuk memastikan bahwa jalannya perusahaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Seorang manajer dituntut untuk menemukan masalah yang ada dalam operasional perusahaan, kemudian memecahkannya sebelum masalah itu menjadi semakin besar.

Strategi penerapan manajemen yang efektif harus dilakukan secara baik. Dalam pembagian dan delegasi tugas (Devision of Work) perlu dipertimbangkan personil yang mampu secara Manajerial  Skill (MS) dan personil yang kompeten secara Technical Skill (TS). Jumlah personil MS sebaiknya lebih sedikit agar fungsi pengarahan tidak tumpang tindih. seorang personil MS sebaiknya yang juga memahami secara garis besar tentang TS.  Semua ini haruslah disusun secara berjenjang mulai dari lingkup yang paling rendah sampai lingkup yang paling tinggi dalam sebuah organisasi. Suatu tugas akan sulit dilakukan untuk mencapai tujuan jika yang diutamakan hanyalah salah satu komponen yakni MS atau TS saja. Kalau MS saja yang diutamakan maka hasil yang dicapai tidak masksimal bahkan  berpotensi tidak dapat dieksekusi. Sedangkan bila yang diutamakan hanya TS saja maka dipastikan tugas yang dilakukan berpotensi salah arah, tidak sesuai tujuan yang diharapkan (fungsi Unity of Direction).  Ini adalah suatu strategi untuk mengatur penggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi 

Manajemen Gereja

Gereja merupakan lembaga yang tidak mencari keuntungan materi (non profit) yang didalamnya terdapat kegiatan manejemen dan administrasi.manejemen dan administrasi yang terdapat dalam gereja meliputi sumber daya manusia,program pelayanan ,program kerja dan kondisi keuangan yang terus berubah.karena sifatnya yang secara terus terus menerus mengalami perubahan(seperti perubahan data jemaat,data keuangan dan pelayanan maka gereja memerlukan pengelolaan.

Kegiatan manejemen dan administrasi di dalamnya gereja pada umumnya meliputi

1. Manejemen untuk pengerja gereja, penggajian kariawan kantor, karyawan tidak tetap dan sebagainya. 
2. Jadwal kegiatan jemaat dan jadwal pengurus menerima sumbangan uang dan barang.
3. Pendataan jemaat beserta anggota keluarga, baptis kematian, pernikahan, atestasi dan perannya dalam pelayanan.
4. Keuangan yang meliputi jumlah persembahan,jenis persembahan, pengeluaran dana untuk program atau kegiatan serta pengeluaran rutin.

Dasar pengaturan menajemen keuangan gereja bisa di dapatkan dari maleakhi 3:10a bawalah semua persembahan perpuluhan ke dalam rumah perbendaharaan, supaya ada persediaan makan di rumahKu. Hal itu pasti di perlukan orang-orang yang mengatur dan menajemen dan administrasinya seperti halnya yang di lakukan ke 12 murid yesus untuk kepentingan-kepentingan pengikutnya pada saat itu. Laporan keuangan tersebut di buat berdasarkan pengolaan manejemen sebagai bentuk tanggung jawab dan transparansi gereja yang berorentasi moral dan iman

Dalam menyikapi penggunaan ilmu manajemen bagi gereja, sedikitnya ada tiga sikap berbeda yang diambil oleh para pemimpin gereja yaitu:

• Manajemen dan pelayanan gerejawi adalah dua fungsi yang berbeda (terpisah) satu dengan lainnya. Gereja adalah organisme yang tidak dapat dilayani dengan menggunakan teknik-teknik manajemen sekuler.
• Manajemen adalah salah satu aspek pelayanan, dalam pengertian bahwa manajemen bersifat sekunder dibandingkan dengan bidang-bidang peleyanan yang lain seperti persekutuan, diakonia, pembinaan jemaat. Berarti manajemen adalah sekedar “administrasi minimal” untuk mendukung kelancaran pelayanan.
• Manajemen adalah sarana pelayanan, sehingga fungsi dan tekniknya dapat dimanfaatkan demi efisiensi pelayanan. Tidak ada perbedaan esensial antara fungsi dan teknik manajemen yang dipakai di dalam dan di luar gereja. Yang berbeda adalah pribadi yang melakukannya dan tujuannya.

Dasar Teologia

Struktur manejemen yang di lakukan Musa, awal dari semua ini Allah memilih nabi Musa adalah suatu perncanaan yang sangat panjang dan sungguh luar biasa.musa di besarkankan di dalam istana oleh puteri Firaun dan diberi banyak pengetahuan. Musa adalah satu-satunya orang Ibrani yang yang memiliki pengetahuan lebih pada saat bangsa Israel menjadi budak di Mesir.

Prinsip kepimimpinan manejemen Nabi Musa pengorganisaian kepimimpinan atas umat Allah yang di lakukan oleh Musa berdasarkan konsultasi dengan Yitro(kel 18:1-27; bil 11:11,15,17)
Nabi musa meminta petunjuk Tuhan karena menghadapi suatu bangsa yang besar untuk memimpin mereka dengan jumlah bagaimana memilih dan pengangkatan hakim-hakim, dan cara bagaimana mengajarkan kepada mereka ketetapan-ketetapan dan keputusan-keputusan dan memberitahukan mereka jalan yang harus di jalani dan pekerjaan yang harus di lakukan.

Sebagai pemimpin yang cakap harus memiliki sikap yang takut akan Tuhan,dan juga memiliki pribadi yang sabar menghadapi berbagai macam masalah. Sesuatu yang di lakukan nabi Musa bagaimana harus menerapkan suatu perencanaan,dalam memimpin bangsa Israel.Menajemen yang efektif termasuk supervise(pengawasan) dan pemeriksaan ada dalam Alkitab orang Israel telah melakukan semua pekerjaan itu seperti yang di perintahkan Tuhan kepada Musa.

Banyak peraturan yang di terapkan Tuhan kepada bangsa Israel melalui Nabi Musa dan perintah larangan yang harus di patuhi oleh bangsa Israel agar mereka di berkati.
Nabi Musa mencari dan mengumpulkan orang yang mempunyai talenta yang sesuai dengan pekerjaan, mempuyai pengertian dan keahlian dalam segala macam pekerjaan dalam membuat kemah suci. Semuanya di lakukan dengan suatu manejemen yang secara teratur dan secara transparan. yaitu penyusunan barang-barang yang ada dalam kemah suci, memiliki fungsi yang berbeda.semua sarana dan prasarana yang di perlukan di cukupkan secara efisien.

Semua pekerjaan itu di terima baik oleh Musa (kel 39:42-43), tepat seperti yang di perintahkan Tuhan kepada Musa demikianlah di lakukan orang Israel segala pekerjaan melengkapi itu. Dan Musa melihat segala pekerjaan itu dan sesungguhnyalah mereka telah melakukan sesuai yang telah di perintah Tuhan, demikian mereka melakukan dan Musa memberkati mereka.

Penerapan

1. Pentingnya planning program kerja gereja. Perlunya membuat suatu program kerja sesuai dengan keputusan rapat tentang apa yang akan menjadi tujuan yang hendak dikerjakan (untuk jangka waktu tertentu). Tujuan program ini adalah untuk membuat gereja mempunya fungsi, dalam artian bahwa gereja perlu mempunya visi kedepan dalam rangka kualitas yang benar sebagai gereja Tuhan. Ada pepatah mengatakan tujuan tanpa perencanaan sia-sia, ada pula yang mengatakan seperti kapal tanpa tujuan.
2. Pentingnya Organisasi Gereja perlu ada pengaturan otoritas dan tugas sehingga pekerjaan bisa dilaksanakan dengan tepat oleh orang yang tepat dengan cara yang bertanggungjawab. Fungsi organisasi di dalam gereja adalah untuk mendukung antara satu dengan yang lain dalam mewujudkan visi dan misi gereja. Contoh sederhananya bahwa kalau hanya pemimpin yang bertanggung jawab semuanya tentu ini mustahil berjalan dengan baik. Organisasi sangat penting, diibaratkan seperti satu biji lidi menyapu sampah-sampah, otomatis sampah-sampah itu sulit disingkirkan, tetapi kalau lidi itu sekumpulan dang banyak otomatis sampah tadi bisa dibersihkan. Demikian juga fungsi organisasi dalam sebuah gereja.
3. Pentingnya Pendelegasian Pembagian tugas harus dilakukan mengingat bahwa setiap orang mempunyai keahlian/ketrampilan yang berbeda dengan orang lain.
4. Pentingnya Personel/Staf Gereja harus ada baik secara Managerial Skill maupun Technical Skill orang untuk melakukan tugas-tugas yang sudah direncanakan, oleh karena itu perlu ada pertanggungjawaban dari masing-masing orang yang terlibat didalamnya.
5. Pentingnya Koordinasi Tugas-tugas yang tidak dikoordinasi dengan baik akan menyebabkan pekerjaan yang tumpang tindih sehingga menghasilkan kerja yang tidak efektif dan efisien. Pembelian perlu diawasi untuk memastikan bahwa pembelian-pembelian yang dilakukan telah disetujui. Ini dapat dilakukan dengan membatasi orang-orang yang dapat melakukan pembelian untuk gereja, sekretaris kantor, pendeta, dan seorang wali jemaat dapat diberi tugas untuk melaksanakan pembelian tesebut.

Implikasi

Dampak apabila tidak di terapkan, banyak permasalahan akan timbul dari berbagai struktur. Pemimpin adalah manajer dari sistem menejemen gereja. Dalam sebuah sistem yang baik, seorang pemimpin mempunyai ruang gerak dan kepastian akan tugas hak dan wewenangnya sehingga pemimpin itu mempunyai ruang untuk mengembangkan dirinya. sebaliknya, sebuah sistem menajemen yang buruk akan membuat kekacauan dalam pelayanan misalnya tumpang tindih beban pelayanan karena tidak adanya pembagian tugas yang baik.

Seorang pemimpin yang kompeten akan mampu memimpin gereja menuju sistem yang menajemen gereja yang lebih baik dan kontekstual. Sedangkan pemimpin yang tidak kompeten justru berpotensi merusak sistem menajemen gereja yang ada. Sedangkan sistem manajemen yang baik akan meningkatkan mutu pelayanan rohani suatu organisasi gereja. Jadi organisasi gereja akan berhasil dan tercapai tujuan pelayanannya sangat dipengaruhi oleh penerapan sistem manajemen yang efektif.